A previsão de vendas é um determinante-chave do giro de inventário e nível de serviços, incluindo o tempo do ciclo para entrega do pedido. Uma boa previsão de vendas significa ficar próximo do cliente para monitorar e prever as flutuações sazonais e o ciclo de vida dos produtos. Além disso, exige determinar os índices que melhor atendem aos clientes.
Gerenciar o nível de serviço ao cliente é o segundo pré-requisito para uma melhor administração dos materiais. Os padrões de serviço ao cliente precisam ser estabelecidos na consulta com clientes, de modo que suas necessidades sejam refletidas nas taxas de reabastecimento e nos lead-times. Grande parte dos clientes espera um serviço consistente e confiável.
Estabelecer e monitorar padrões de serviço e alertar os clientes antes que haja uma falha em atender a estes padrões. E um relacionamento positivo com os clientes pode frequentemente facilitar a substituição de um produto, ao invés de se ter uma venda perdida quando ocorre a falta.
Os distribuidores fornecem o elo essencial entre o fabricante do produto e os clientes. Isto significa que relacionamentos com os fornecedores são tão importantes quanto relacionamentos com os clientes. Os distribuidores precisam de desempenho de serviço confiável e consistente para que os fornecedores atendam a seus próprios padrões de desempenho de serviços ao cliente.
Muitas empresas oferecem descontos para estimular pedidos maiores ou pagamentos à vista. Todavia, do ponto de vista do distribuidor, o gerenciamento eficaz do inventário significa minimizar as quantidades por pedido e maximizar a frequência dos pedidos, levando em consideração os lead-times do fornecedor.
O equilíbrio entre os objetivos conflitantes dos fornecedores e distribuidores exige um relacionamento íntimo de trabalho entre os dois. A comunicação aberta dos contatos pessoais em todos os níveis frequentemente fornece importantes benefícios para o gerenciamento dos inventários do distribuidor, incluindo pedidos maiores, descontos promocionais e melhores prazos de pagamento.
Ademais, um intenso relacionamento de trabalho com fornecedores importantes pode criar oportunidades para venda por consignação ou devoluções de excessos ou de itens encalhados. Contudo, para desenvolver e manter um intenso relacionamento de trabalho com fornecedores importantes é preciso basear-se, também, em informações sólidas - e isto significa manter um sistema de "puxar" as necessidades dos clientes através de um eficiente sistema de resposta rápida.
Outro ponto é estabelecer objetivos realísticos para o giro de estoques. Políticas de inventário devem ser estabelecidas com base no giro projetado dos itens individuais da linha de produtos. Idealmente, os responsáveis pelo controle dos níveis de inventário e satisfação dos padrões de serviço aos clientes devem ser responsáveis pelo cumprimento das políticas, inclusive para os períodos sazonais.
O gerenciamento efetivo dos estoques do distribuidor também requer uma apreciação dos custos de manter inventário e dos custos de transporte. A distribuição entre os custos do capital investido e os custos operacionais é importante para uma tomada de decisão sobre os níveis de estoque. O equilíbrio destes custos é o que determinou - há quase um século - o famoso lote econômico, ou quantidade econômica por corrida de produção ou compra.
Excelentes sistemas de informação são um ótimo pré-requisito para a efetiva administração dos materiais. Informações acuradas e pontuais sobre a demanda, saldos em estoque, níveis de serviço (de fornecedores e clientes) e quantidades sugeridas para reposição podem fornecer aos gerentes uma posição competitiva no gerenciamento dos materiais.
Finalmente, o efetivo gerenciamento dos inventários exige disciplina para acompanhar políticas e procedimentos relativamente simples, mas de modo cuidadoso e consistente. treinar operadores com base na administração de estoques - e implementar sistemas específicos de inventário na empresa, como também procedimentos - pode minimizar os efeitos adversos.


Daniel Georges Jehlen Gasnier,
Consultor da IMAM Consultoria Ltda., de São Paulo.
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