O processo de implantação de um ERP (sistema de gerenciamento
empresarial) é complexo, demorado e implica uma nova forma de trabalhar, acarretando
profundas alterações na cultura organizacional das empresas usuárias. A escolha de um
ERP decorre de um planejamento estratégico anterior, em que a empresa determina onde quer
chegar, o que espera do sistema, que processos será preciso implementar e que tipo de
tecnologia da informação dará sustentação à sua estratégia.
Só então as empresas devem ser contatadas para fazerem a apresentação
de ERPs. Durante a apresentação, explique as funcionalidades desejadas para o bom
andamento de sua empresa e não aceite promessas expressas apenas verbalmente. Se afirmam
que “o sistema faz”, peça que isso seja demonstrado e executado. Deixe tudo
documentado. Se possível, faça uma ata da apresentação, a fim de registrar o que foi
realmente colocado. Não adquira um sistema deixando-se levar pela desenvoltura do
vendedor.
Tome cuidado ao escolher um sistema barato e de implementação muito
rápida, pois as desenvolvedoras estão vendendo suas licenças com valores abaixo do
mercado para recuperar a diferença na hora de implementar o sistema. Gerencie muito bem o
cronograma do processo de implementação, pois as empresas hoje não estão cumprindo os
prazos de entrega do sistema implementado. Estão prorrogando o prazo e, mais uma vez,
recuperando aí o desconto dado para as licenças. A experiência anterior dos
implementadores também é um facilitador para este processo.
Para que o tempo de implantação seja cumprido, o cliente deverá
gerenciar muito bem o projeto, fornecer as informações solicitadas e exigir
pontualidade nas atividades a serem executadas pelos implementadores. A parceria entre
cliente e implementadores é importante para que o o objetivo final seja atingido.
O sistema deverá ser totalmente parametrizável, isto é, ajustável às
necessidades dos usuários. Isso facilita a implementação, que após um bom treinamento
poderá ser efetuado pelos próprios funcionários. Deve-se avaliar que customizações
são necessárias, pois alguns fornecedores cobram caro por elas. Pense em fazer as
modificações apenas nos módulos que podem fornecer vantagem competitiva.
A solução de gerenciamento pode ser adquirida em partes, optando-se
inicialmente apenas pelo “Kit sobrevivência”, que não demanda um investimento
inicial muito alto. Conforme o andamento do projeto, terão continuidade as
implementações dos outros módulos.
Em resumo, as fases que compõem um bom projeto de seleção e avaliação
de sistemas são as seguintes:
Alinhamento Estratégico
Fase inicial onde é feito o alinhamento das estratégias de negócio da empresa, de forma
a obter informações referentes à missão, objetivos e metas.
Especificação das Necessidades Funcionais
É feita uma especificação das necessidades funcionais que os sistemas a serem avaliados
devem possuir (descrição dos processos internos da empresa)
Qualificação dos Fornecedores
Seleciona-se, a seguir, um grupo de empresas fornecedoras de soluções que podem atender
às necessidades de sua empresa.
Work-Shop das Soluções
Apresentação com as empresas fornecedoras, para se poder verificar as aderências entre
as necessidades e os sistemas apresentados.
Avaliação Funcional
Análise comparativa das funcionalidades das soluções apresentadas pelos fornecedores,
por meio de um questionário individual.
Avaliação Tecnológica
Realiza-se a seguir uma análise comparativa das tecnologias das soluções apresentadas
pelos fornecedores.
Visita Clientes
Fase onde visitamos clientes das empresas fornecedoras de sistemas. O ideal é que
pertençam ao mesmo segmento que o seu e que tenha sido um case de sucesso.
Definição dos Cenários de Implantação
Desenvolvem-se cenários de implantação das soluções conforme o
alinhamento estratégico, o conhecimento dos processos de negócio e a verificação das
necessidades funcionais.
Qualificação dos Fornecedores Finalistas
Opta-se por dois ou três fornecedores finalistas. São os que podem
atender a organização sob os aspectos funcionais e tecnológicos.
Avaliação Comercial
Fase final, para que os fornecedores finalistas são convidados a
apresentar suas propostas comerciais. As propostas devem ser avaliadas detalhadamente,
incluindo custos de licença, implantação, treinamento e tecnologias agregadas.
Definição do Plano de Implantação
Elabora-se um plano de implantação da solução escolhida em conjunto com
o cliente.
Rodrigo Segato,
Gerente de Negócios
LogSys - Logística & Sistemas Ltda.
Kom International - ABPL & Associados
Tel. (0--16) 9796 9756
rodrigo.segato@abpl.com.br
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