5 MANEIRAS DE REDUZIR INVENTÁRIOS
A maioria das empresas que conheço aspiram reduzir os inventários
(estoques) e praticamente todas continuam com os níveis elevados. Reduzir o inventário
é o objetivo, ao mesmo tempo em que aumentamos o nosso nível de serviço ao cliente. E
naturalmente isso significa melhorar nossos meios de produção, operações e a
eficiência na prestação de serviços de modo a diminuir nossos custos. Evidentemente
não podemos nos focar somente no inventário e excluirmos os fatores produção e
serviços a clientes. Devemos sim recordar sempre a necessidade de balancear nossos
esforços e praticar sempre a melhoria contínua.
5 Maneiras de reduzir inventários: Técnicas de
Gestão, Inventário Cíclico, Treinamento, Redução e Liderança.
As técnicas de gestão de um modo simplista podem ser
divididas em 2 tipos principais que eu chamo de: sistemas estruturados e sistemas
simplificados. Os sistemas estruturados são sistemas geralmente informatizados e os
sistemas simplificados são normalmente visuais.
O ERP que engloba o Planejamento das Necessidades de Materiais, Recursos de
Manufatura e dos Negócios – é atualmente o sistema integrado mais utilizado,
principalmente por grandes e até por médias empresas, pode atingir excelentes
resultados, porém pode deixar a desejar em função de eventual falta de empenho e
envolvimento da Alta Direção e do comprometimento da média gerência (isto nunca
acontece, não é mesmo?). A entrada para os sistemas integrados é a previsão da demanda
que normalmente é outro calcanhar de Aquiles, devemos implementar bons modelos de
previsão para minimizar ou amortecer as freqüentes variações de demanda.
O Kanban é o sistema visual mais “inteligente” e utilizado há
décadas com sucesso em inúmeras empresas. Apresenta excelentes resultados e é efetivo
na sua utilização, porém pode falhar por falta de empenho e envolvimento da Alta
Direção e comprometimento da média gerência e do pessoal do chão-de-fábrica (isto
também nunca acontece!).
Obtem-se melhores resultados quando da utilização do ERP em ambiente JIT
– Just-in-Time ou seja com aplicação do Kanban e das demais filosofias do JIT.
O sucesso do ERP e do Kanban depende muito da exatidão das informações,
do pessoal e dos métodos e processos o que nos remete aos outros 4 fatores.
A exatidão é a pedra
fundamental que nos possibilita a reduzir nossos inventários. Se não tivermos a
confiança em saber o que temos e o que estamos adquirindo, não teremos a confiança
necessária para podermos reduzir o estoque e manter mesmo assim um bom serviço ao
cliente. Assim se usarmos a contagem cíclica como nossa medida da acuracidade de
inventário criaremos um conceito de acuracidade de inventário que nos permitirá entre
outras coisas a redução dos estoques.
O estoque de segurança deve ser utilizado somente para proteger das variações de
demanda e do tempo de suprimento. Porém posso afirmar que muitas empresas, não a sua
evidentemente, acrescentam ao estoque de segurança parcelas adicionais para proteger da
falta de acuracidade de inventário.
A finalidade da contagem cíclica é fazer exame de todas as discrepâncias nos registros
de inventário e encontrar a causa dos erros. O esforço real nesta etapa é a
reconciliação. Devemos estratificar as causas do erro e então fazer exame da ação
para impedir que o erro ocorra outra vez. Esta é a chave real para o sucesso na contagem
cíclica: achar, identificar, e remover as causas dos erros. Defina seus objetivos e
transmita à sua equipe. Persiga a acuracidade, caso contrário, você fará contagem
cíclica no ano que vem, no próximo século, e ainda encontrará os mesmos velhos e
pobres resultados. Elabore um relatório em que você deve enxergar e focar nas causas dos
erros, um relatório de causa–efeito. Sua equipe deve se esforçar para encontrar e
eliminar as causas dos erros, não inventariar apenas para demonstrar e apresentar boas
porcentagens de erros a ajustar para a Alta Direção. Quando corrigimos as causas dos
erros, nosso processo do inventário melhorará, o que fará com que nossa acuracidade
melhore e então teremos a confiança suficiente para reduzirmos os inventários.
Bem, esse foco na causa do erro conduz-nos ao tópico:
Treinamento.
TREINAMENTO
Nosso pessoal deve ter a
mesma atitude que temos e controlar seus próprios objetivos, derivados dos nossos, para
que possamos continuar a melhorar em controlar os processos, bem como reduzir o
inventário.
As empresas de serviço são compostas de dois ciclos: pedido, e execução/produção. As
manufatureiras utilizam matérias-primas e possuem também o ciclo do
abastecimento/reposição. Todas as empresas devem estar focadas na redução de todos os
três ciclos. Algumas focam todos seus esforços em buscar o melhor local e a melhor
quantidade de inventário a manter. Podemos reduzir nosso inventário encontrando maneiras
diferentes e inovadoras de armazenar, estocar e de aumentar o giro de estoques. Devemos
também estar preocupados com a corrente de abastecimento, ou seja, com a fonte externa e
interna (supply chain).
Devemos estar conectados ao consumidor final do nosso cliente, que está avaliando de
forma integral nossa corrente de abastecimento. Cada pessoa é uma ligação da corrente
abastecimento e deve agir em conformidade com isto. Muitas companhias mostraram que
obtiveram resultados maravilhosos treinando seu pessoal para se transformar, o que eu
chamo conectado ao cliente externo.
Isto tudo só é alcançado através de um amplo e efetivo plano de educação e
treinamento.
REDUÇÃO
Reduzir, isto nos conduz
à idéia de reduzir em todos os campos e sentidos. O tamanho de lote pode ser diminuído
reduzindo nossos tempos operacionais nas instalações, o que permite reduzirmos o
inventário médio de todos os grupos de produtos. Isto é porque a fórmula para o
inventário médio é a metade do tamanho do lote mais o estoque de segurança (Em = Q/2 +
Es). Assim se tivermos uma iniciativa de reduzir os tempos de preparação (setups), isto
irá permitir que nosso pessoal reduza não somente o inventário, mas também se tornem
mais flexíveis na resposta às mudanças na demanda.
E por falar em demanda, se pudermos encontrar maneiras de reduzir os tempos de
ressuprimento –todos os lead-times– apesar da falta de confiança nas previsões
poderemos reduzir os estoques devido a antecipações das compras. Isto deve ser bem
coordenado com nossos esforços de reduzir obsolescência e excesso de estoque. Produzindo
o mais próximo ao momento da demanda, não necessitaremos do pulmão: estoque de
segurança.
Você deve estar pensando que tudo o que abordamos até aqui pode ser sumarizado no
conceito de redução de complexidade, ou seja, simplificação. Simples é a melhor de
todas as maneiras: para o inventário, a produção, e as vendas. Se desenvolvermos nosso
negócio com um sistema incrivelmente complexo, tendemos a formar o inventário nos
almoxarifados e no processo produtivo. Simplificando o processo, o pessoal pode sentir que
controla suficientemente bem o processo, para responder à demanda sem grandes
inventários.
LIDERANÇA
Lembre-se, o que falamos
com nosso pessoal é o que nós estamos interessados em que eles façam, o foco para obter
e alcançarem suas metas.
Conseqüentemente devemos considerar os tópicos da conversação que temos com nosso
pessoal. Como exemplo, considere as últimas reuniões que você teve com sua supervisão.
Quais eram os assuntos? O que você falou a respeito? Também, como foram as últimas
reuniões com a sua equipe, quais foram os tópicos? É imperativo que a redução do
inventário seja um tópico da conversação diária. Sim, deve estar consistentemente em
nossos pensamentos e mentes. Entretanto, não deve se transformar em um vácuo entre
vocês. A redução do inventário deve ser parte de nossos tópicos diários, incluindo o
serviço de cliente e as eficiências operacionais. O inventário não deve ser pensado
como um tópico em separado, como um tópico único. Busque, integrar produção e vendas,
como na equação: Inventário Final = Inventário Inicial + Produção - Vendas.
O que realmente deve visar a liderança? Balancear nossos objetivos, manter foco de nossos
negócios, manter nossa mente direcionada à redução e na melhoria contínua e
reinventar nossos próprios negócios sob o prisma de estoques reduzidos.
maio/2003
Gilberto Viviani Pimenta,
Consultor da CA Consultores Associados
www.caconsultores.hpg.com.br
Tel. (0--11) 3872 8284
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