Cadastro de Materiais - Um Tesouro Ignorado pelas Empresas
Padronizar e manter um cadastro de materiais
unificado, garante redução de custos na cadeia de suprimentos e eficácia na automação
do processo.
Muitas empresas criaram e estão mantendo seu cadastro de materiais
acreditando que as informações existentes são suficientes para comprar corretamente o
que desejam, algumas chegam a adotar posições limitadoras como: nós estamos bem
preparados ou ainda nosso pessoal está atento a esses problemas,
se o meu pessoal não se preocupar com isto eu demito todos.
Na verdade estas empresas até conseguem comprar e manter seus estoques,
mas de forma muito complexa e cara, enfrentando, diariamente, diversos problemas que
comprometem o seu resultado operacional e sua produtividade, mas na verdade estes custos
não são contabilizados, porque sua origem está em procedimentos incorporados a rotina
das áreas de suprimentos, como por exemplo: Itens que chegam diferente do que se
esperava, materiais com qualidade inferior a necessidade da aplicação, compras demoradas
que muitas vezes só se resolvem com a apresentação de uma amostra para o fornecedor, ou
ainda, inúmeros contatos entre fornecedores, compradores e usuários, até concluírem
uma especificação adequada para o item e esta, uma vez definida, fica de posse do
comprador, não sendo incluída no sistema.
Estas atitudes, podem levar a paradas desnecessárias da produção,
formação de estoque de materiais inservíveis, aumento do lead time e dos estoques, ou
ainda a consolidação de uma relação de dependência com um único fornecedor,
eliminando-se o elemento básico do processo de compras, a concorrência.
É improdutivo pensar na automação da cadeia de suprimentos, quando a
empresa possui um cadastro de materiais, ponto de partida deste processo, contendo
descrições erradas, incompletas, confusas, duplicadas e amarradas a fornecedores
exclusivos, que possam comprometer os custos, a qualidade, a eficácia e a produtividade
da área de suprimentos.
ORIGEM DO CAOS
É simples observar de que forma este problema ocorre dentro das empresas.
Um cadastro de materiais problemático e caro, nasce pela falta de padrões que obriguem o
registro das características consideradas imprescindíveis à identificação completa de
cada tipo de material. Esta situação é muito comum na maioria das empresas, uma vez que
o cadastramento dos itens se dá diretamente em um sistema legado de gestão ou em um ERP,
os quais não possuem qualquer nível de exigência para uma seqüência lógica e
obrigatória no momento da inclusão destas características dos materiais. Este
procedimento inocente custa caro, porque facilita o cadastramento dos materiais com
qualquer informação ou até mesmo sem ela, o que gera descrições erradas, incompletas
e confusas, duplicando o material no cadastro e, o que é pior, no estoque também.
EXEMPLOS REAIS DESTE CAOS
Estes exemplos ilustram como anda o cadastro de materiais de manutenção,
os itens de MRO, da maioria das empresas que, independente do seu porte, ainda acreditam
que compram corretamente o
que desejam.
1 - Cotovelo 90º, ferro galvanizado, 1/2pol
2 - Cotovelo 90º, ferro maleável, 1/2pol, NPT
3 - Lâmpada Incandescente, 40W.
4 - Lâmpada Incandescente 40W, branca.
5 - Tubo de aço sem costura 1pol.
6 - Tubo de aço sem costura 1pol, SCH 40
7 - Parafuso Allen; M10X20mm.
8 - Parafuso Allen; com cabeça, M10X20mm.
Observamos nestes, inocentes exemplos, que todas as descrições estão incompletas,
impedindo, até mesmo, de afirmarmos que exista, nesta lista, alguma duplicidade, mas,
ainda assim, compra-se algum tipo de material, graças a intervenção do comprador e/ou
usuário. Esta intervenção, aparentemente eficaz, faz com que em 80% destes casos o
custo de processamento da compra fique maior que o custo do produto e quando estas
descrições são enviadas para um portal de comércio eletrônico este resultado piora e
o lead time fica comprometido.
Com esta qualidade, o cadastro de materiais impede a eficácia de qualquer
processo de automação e
gera alguns problemas que podem custar muito caro, como:
· Duplicidades de registros;
· Compras erradas;
· Paradas desnecessárias de máquinas;
· Dificuldades para unificação do cadastro entre unidades;
· Dificuldades para compras conjuntas;
· Retrabalho em compras e na gestão dos estoques;
· Estoques de materiais inservíveis;
· Elevação dos custos de manutenção;
· Elevação dos custos por pedido;
· Elevação dos custos de estoque.
Ao contrário deste cenário, a padronização do cadastro de materiais garante maior
qualidade, agilidade e precisão no processo de suprimentos, conferindo maior eficiência
e economia o que assegura para a empresa a interrupção imediata de perdas financeiras
enormes. Este é o tesouro que, ainda hoje, é negligenciado pela maioria das empresas.
UM ABISMO ENTRE AS EMPRESAS
Muitas empresas, que são exemplos de eficiência em gestão, já passaram
por um processo de Saneamento e Padronização dos seus cadastros de materiais, algumas
até mais de uma vez, em função de aquisições, reestruturações e mudanças de
tecnologia, estas empresas hoje investem apenas na revisão e manutenção do seu
tesouro, permitindo a implantação rápida de novas políticas, sistemas e
procedimentos, que garantem produtividade concreta e duradoura no seu processo de
suprimentos. O investimento neste tipo de projeto é muito pequeno, representa apenas uma
fração da economia que seus resultados proporcionam, e o seu retorno é muito rápido.
Enquanto isto a maioria das empresas, independente do seu porte, ainda
encontram dificuldades para entender a necessidade de um projeto deste tipo. Isto se
explica por se tratar de um processo muito específico, cujo domínio sobre a sua técnica
e, os efeitos positivos que causam sobre o fluxo de caixa das empresas ainda serem pouco
estudados no meio acadêmico.
Existem ainda aquelas empresas que acreditam em uma solução caseira para
este tipo de trabalho, aumentando a perda de capital da empresa em processos desprovidos
de técnicas e de controles. Para estas, é importante ressaltar que, mesmo as empresas
pioneiras e detentoras de grande conhecimento na técnica de padronização de cadastro de
materiais, já não conduzem sozinhas este processo, e muito, já concluíram que, em
cadastro de materiais, arrumação é diferente de padronização.
maio/2004
Nivaldo da Cunha Faria
Diretor Técnico da Uno Consultoria
Pós graduado em logística empresarial, é Consultor em Padronização de Cadastro de
Materiais, já tendo dirigido diversos projetos em grandes empresas como a Unificação
dos cadastro da Brahma e Antárctica na formação da AmBev, e ainda na Latasa, Alcoa,
Suzano, Sadia, entre outras. Também desenvolve palestras e treinamento nesta Área.
nivaldofaria@gmail.com
www.unoconsultoria.com.br
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