EADI: custos e faturamento de serviços, uma abordagem estrutural

Introdução
Há várias metodologias para apuração de custos na manufatura, algumas de recente elaboração, e muita controvérsia a respeito da interpretação dos dados para tomada de decisões. As principais decisões seriam o balizamento do preço de venda e alterações no processo e estrutura de produtos para melhoria de rendimento e produtividade. Nos serviços, não há metodologias consagradas, principalmente pela intangibilidade, pois parte importante deles são resultantes do conhecimento sem qualquer transformação física ou alteração de natureza.
Particularmente na EADI (Porto Seco), há dificuldades na conceituação dos serviços, na associação deles a determinados eventos, na escolha das unidades de controle e, principalmente, no necessário reconhecimento do valor deles pelos depositantes. Se isso não bastasse, apontá-los ainda é fonte de imprecisão, ao contrário da manufatura onde as máquinas, cada vez mais, passam a registrar sua própria produção ou sensores que permitem acompanhar o processo produtivo em tempo.
Este texto visa descrever algumas diretrizes para um sistema de apuração de custos e faturamento dos serviços de um Porto Seco.

Porto Seco como depósito de uso público
Porto Seco é uma concessão pública, isto o impede de recusar armazenamento de um depositante devidamente autorizado. Neste caso, ainda que excepcionais, não há qualquer negociação de preço, obrigando que o Porto Seco disponha de um padrão para cobrança dos serviços. Normalmente, os depositantes são muito disputados, assim, o controle de fatores como qualidade e preços dos serviços são referências básicas para a continuidade da organização.

Ocorrências
Chamemos de ocorrência a realização de um determinado serviço pelo Porto Seco para um de seus depositantes.

Agregadores de serviços
Todas as ocorrências devem ser associadas a uma referência documental básica que tenha ligação com documentos do depositante. Esta referência é o lote em seu amplo sentido tanto para importações (conhecimento) quanto para exportações (nota fiscal). As transformações ou fracionamento dos lotes carregam as ocorrências anteriores.

Serviços
Tal como numa indústria, todos as ocorrências devem ser registradas principalmente para que o custo integral de cada lote seja conhecido possibilitando que a direção saiba a margem real de cada operação com os depositantes.
É indiscutível que deve-se controlar o que se pode cobrar, porém nem todas as ocorrências sobre um lote podem ser cobradas do depositante, seja pela dificuldade em apontá-las seja pela dificuldade em serem reconhecidas pelo depositante. Entre as EADI, há um padrão de serviços cobráveis a ser respeitado - caso contrário seria muito difícil a comparação de preço entre as EADI -, bem como há diferentes situações de mercado (abundância ou escassez de capacidade de armazenagem) que obrigam as EADI a calibrarem seus preços.
Entre os serviços prestados pelo Porto Seco, o importante é saber quais deles são passíveis de serem apontados com precisão, ou seja, para cada um deles deve-se considerar o custo do apontamento e a relevância do serviço.
A título de exemplo seguem alguns dos serviços: Registro da DA, Admissão, Registro de Documento de Saída, Liberação RF, Pesagem Entrada Carga, Liberação para Carga, Preparação da Coleta, Coleta, Carregamento Carga Solta, etc.

Objeto da ocorrência
As ocorrências sempre referenciam um objeto (ex. documentos, veículos, conteiner, movimentação de mercadorias, contagem de itens e armazenagem) podendo ser gerados automaticamente pelo sistema ou manualmente inseridos. A geração automática de ocorrências constitui um diferencial muito relevante para o controle das operações basicamente por obedecer as regras comerciais negociadas, pela consonância com a realidade e por reduzir custos administrativos. Apontamentos paralelos ao sistema, para serem exatos, devem ser severamente conferidos o que tende a elevar custos e não serem oportunos.

Quantificação dos serviços
Os serviços devem ser expressos em mais de uma unidade de controle ao mesmo tempo: unidade de peso, de volume, monetárias, mera ocorrência etc. Esta forma flexível de quantificar as ocorrências dos serviços facilita a negociação com os depositantes em função da variação do acondicionamento (na entrada e na saída), da natureza da mercadoria, regimes aduaneiros, volume de documentação e movimentação.

Recursos usados nas ocorrências dos serviços
Um mesmo serviço pode ocorrer com diferentes recursos variando o número de pessoas, o tipo de equipamento usado na operação e a estrutura de armazenagem usada. Assim, o custo, além de depender do serviço em si, depende também da quantidade e natureza dos recursos necessário. Esta característica dificulta o apontamento das ocorrências pois exige informações complementares.

Log das ocorrências
Um bom sistema de custo deve gerar a ocorrência como sub-produto do registro do fato gerador correspondente. Este automatismo, coerente com os eventos, evita duplicidade ou omissão de seu registro, além de eliminar apontamentos manuais. Neste sentido, procedimento de registro é análogo a contabilização automática tão vulgarmente utilizados nos sistemas corporativos, exigindo rígido controle paramétrico.
O registro correto e automático das ocorrências pelo sistema permite ao Porto Seco cobrar o que não cobrava devido à impossibilidade em comprovar os lançamentos. Além do conhecimento dos custos, obtidos através do registro de todas as ocorrências, o sistema abre novas possibilidades de comercialização.

Estrutura da ocorrência
É fundamental que toda ocorrência seja datada, associada a um documento do depositante que o justifique, aponte o local e o responsável pela sua execução pois, tão importante quanto apontar a ocorrência é comprovar sua veracidade ao depositante. Não deve ser esquecido que, sendo o valor uma das unidades de controle, há necessidade da conversão de moeda pois os documentos são para uso internacional.

Eventos disparam o faturamento
Quando faturar o depositante? As EADI(s) têm um padrão de disparo para o faturamento dos serviços - na entrepostagem ou na saída de um documento - e regras consagradas para a cobrança de estadia. Todavia, é importante que haja flexibilidade em relação ao evento que autoriza o faturamento considerando todos os serviços até então realizados. O sistema também deve atender uma das solicitações mais freqüentes dos gerentes de ambas as partes: conhecer o potencial de faturamento, ou seja, os serviços realizados e ainda não faturados.

Tabela de preço dos serviços
O que deve ser cobrado do depositante, quais devem ser as regras de cálculo para valorizar cada um deles e quais seriam os eventos de disparo do faturamento? Estas questões devem ser respondidas por um contrato entre o Porto Seco e o depositante, que é conhecido como tabela de preço. A capacidade da tabela de preço em absorver novas regras comerciais é uma das características mais importantes a serem observadas pelo sistema, sob pena de se ter necessidade de trabalhos adicionais em planilhas sem qualquer controle sistemático.

Faturamento dos serviços
O serviços realizados devem ser valorizados através da conveniente tabela de serviços associada ao depositante e sintetizados por grupo de serviços para a emissão da nota fiscal. Não se deve perder de vista algumas particularidades na nota fiscal tais como contribuições com base de cálculo especial. O depositante tem necessidade de receber um demonstrativo detalhado dos serviços cobrados.

julho/2004

Fernando Di Giorgi
Uniconsult Sistemas e Serviços
fernando@uniconsult.com.br

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