Você administra bem a sua frota de caminhões?

Segundo o RNTRC - Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga, em 30/05/2006 existiam 120.283 registros emitidos para empresas.
Considerando que nem todas estas empresas tem softwares específicos para administrar suas frotas e pela quantidade de perguntas que proprietários de transportadoras nos fazem, resolvi escrever este artigo para estas transportadoras.
Conversando uma vez com o dono de uma transportadora de uma cidade próxima a São Paulo, que utilizava 95% da sua frota trabalhando para fazer as entregas de produtos finais de uma indústria, descobri que ele não fazia quase nenhum controle diário dos seus caminhões. Seus motoristas saiam de manhã para fazer entregas em cidades do interior de São Paulo e voltavam no final do dia ou as vezes até a noite.
Ele não controlava quantos quilômetros rodou cada caminhão para fazer as entregas do percurso, quanto demorou em cada cliente para espera e descarga, consumo de combustível, etc.
Se os motoristas quisessem, poderiam fazer as entregas e utilizar o caminhão no resto do dia para outros serviços particulares e ainda com o seu diesel e ele nem perceberia. Ficava só na base da confiança.
É incrível pensar que isto ainda existe nos tempos atuais, mas não só existe como deve ser comum em grande parte destas mais de 120.000 transportadoras existentes no Brasil.
Hoje em dia, com os custos altos e o lucro apertado, é fundamental que não haja perda de dinheiro em nenhum setor da empresa.
Ter uma frota de caminhões rodando por todo o Brasil é um patrimônio enorme e importante que requer toda a sua atenção em administrá-lo bem.   
Transportadoras muito grandes tem todo um aparato tecnológico com softwares de :
- Roteirização das suas entregas;
- Rastreamento imediato da localização exata de cada caminhão neste momento;
- Controle de Fretes com as bases de cálculos já previamente lançadas para agilizar o resultado;
- Gerenciamento da Frota com todos os dados necessários para controlar a mesma e assim estar em dia com as obrigações de documentos e a sua manutenção.

Mas o custo de aquisição destes softwares, o custo da manutenção mensal e o custo de se ter um profissional especializado dedicado para acompanhar diariamente, são grandes e nem todas as transportadoras tem condições de tê-los.
Mesmo não tendo, as transportadoras sempre existiram bem antes de ter estes softwares, que aliás foram desenvolvidos e aprimorados baseados nos controles e planilhas de acompanhamentos que as transportadoras utilizavam no dia a dia.
Muitas transportadoras cresceram rapidamente e seus donos nos perguntam como administrar melhor com o crescimento desta frota, já que uma coisa é administrar poucos caminhões e motoristas e outra é administar muitos caminhões e motoristas e até outras filiais que vão se criando.
Mesmo crescendo, estas transportadoras não tem dinheiro suficiente para investir em tecnologia com estes softwares citados acima, pois o dinheiro está investido na aquisição de mais caminhões e toda a despesa que os acompanham, como seguro, sua manutenção em geral, mais motoristas, etc.
O que aconselho para todos é o que vou relatar abaixo:
Continue a administrar com a mesma dedicação de antes, não importa o quanto cresça.
Para ajudar podem criar planilhas em Excel mesmo, com todos os dados necessários para acompanhar o histórico com a ficha de cada caminhão.
Abaixo alguns exemplos de dados para constar em cada planilha:

Depois deve-se criar outras colunas que vão ser a combinação destas e que vão mostrar dados interessantes, como por exemplo a coluna "Ocupação", que será composta da divisão da coluna "Pêso diário" pela capacidade do caminhão, vezes 100, que dará o percentual de ocupação diário do caminhão. Serve para ver o quanto este caminhão está sendo aproveitado e se está sendo feito um bom dimensionamento da carga, de acordo com a capacidade do caminhão mais adequado.
Outro exemplo "Km/entregas", que será a divisão da quilometragem rodada no dia, pelo número de entregas realizadas no dia.
E assim por diante.

Fora estas planilhas por caminhão, tem que fazer uma outra com os gastos com motoristas, ajudantes, refeições dos mesmos, etc.
Costumo aconselhar também a estas transportadoras para que não descuidem da apresentação das suas equipes, ou seja, é importante que os motoristas e seus ajudantes estejam devidamente uniformizados, calçados com sapato fechado, com crachá de identificação, boa aparência (cabelo penteado e barba cuidada), sejam educados e comprometidos com a empresa.
Afinal, a apresentação destes profissionais é o cartão de visitas da sua transportadora.

setembro/2.006

Marcos Valle Verlangieri,
Diretor da Vitrine Serviços de Informações Ltda.,
empresa que criou e mantém o www.guiadelogistica.com.br

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