Recentemente
li uma pequena matéria sobre o custo de armazenar os documentos. O que me chamou a
atenção é o espaço para tal e o custo desta operação que, a principio, parece
insignificante porém, ao olharmos o todo, pode-se verificar que é um custo altíssimo.
Armazenar significa ter espaço para poder guardar volume de produtos, no caso, volume de
documentos. Imagine os tribunais o quanto de espaço deve ter para poder armazenar seus
processos? Das empresas que guardam seus documentos nos arquivos-morto? Tudo isso requer
embalagens especiais para documentação, espaço, pessoas para esta gestão. De acordo
com a matéria (Portal do GED no Brasil):
O manuseio de documentos representa até 60% do tempo dos funcionários e custa até 45%
do total da mão-de-obra. Kevin Craig. O custo do manuseio do documento para as
corporações americanas está estimado em até 15% do faturamento anual da corporação -
K. Craine . Um documento, na média, é copiado tanto física como eletronicamente de 9 a
11 vezes, com um custo de cerca de US$ 18,00 - Gartner. As empresas nos Estados Unidos
gastam mais de US$ 25 bilhões por ano arquivando, armazenando e localizando documentos em
papel - Philadelphia, Desa.
A observação acima referenciada no Portal do GED no Brasil mostra uma estatística do
custo do tempo, do envolvimento do tempo que os funcionários precisam para a gestão
destes documentos e ainda do envolvimento no faturamento das empresas. No Brasil não há
estatísticas a esse respeito, mas com certeza, proporcionalmente nossos custos devem ser
bem maiores! (Portal do GED no Brasil). Outra questão pertinente é que não estamos
apenas verificando o espaço físico e o velho armário de aço para aguardar e sim o
espaço nos arquivos de um winchester onde a capacidade sofre upgrades a todo o momento
para reservar cada vez mais espaço. Tudo pode ser resumido em custo tecnológico além do
custo de armazenamento. O custo de copiar os documentos e mais de uma vez com o objetivo
da segurança. Por isso, cada vez mais periféricos menores com mais capacidade: cd´s,
dvd´s, pendrives.
A logística de armazenar aparece: espaço para levar os arquivos, pessoas capacitadas,
códigos de barras e endereços por ruas, acesso restrito somente a pessoas autorizadas e
tecnologia. Os documentos precisam de tudo isso e cada vez mais ferramentas são
utilizadas neste tipo de armazenamento. Devido a todo este processo, muitas empresas
estão migrando para extinguir a parte documental física e ficar apenas com a parte
documental digital. É uma tendência com exemplos concretos na atualidade. O mundo
globalizado caminha no sentido digital e podemos verificar isso nas notícias no
dia-a-dia: E-commerce deve crescer 64% e faturar 755 milhões de reais neste Natal. As
vendas de final de ano, que respondem por 18% do faturamento anual do comércio
eletrônico no Brasil, devem atingir 750 milhões de reais no período de 15 de novembro a
23 de dezembro, prevê a consultoria e-bit. A TV Digital agrega novos negócios.
Informações extraídas do jornal Newslog-out/2006. Os negócios aumentam no ambiente
virtual; os consumidores cada vez mais adquirem neste universo digital. O crescimento nos
negócios virtuais obriga as empresas a serem mais enxutas, mais ágeis na resposta ao
cliente e a serem mais competitivas neste universo globalizado e digital. Novas soluções
se fazem presentes como reduzir o custo com a reprodução de documentos e o
armazenamento dos mesmos além de outros custos.
A preocupação com a documentação digital existe pois estamos numa
cultura do tangível e é de forma mais lenta que haverá esta mudança pois há
situações a serem estudadas e analisadas.
maio/2.008
Dalva Santana
www.dalvasantana.com
dalva@dalvasantana.com
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