Recadastrar Fornecedores - O Elo entre a Parceria e a
Logística
Quantos de vocês já tentaram efetivar um trabalho de
recadastramento de fornecedores? Quem fez vai entender bem o motivo deste texto, quem
nunca efetivou pode ir se preparando, a tarefa é árdua, lenta, e cansativa. Dizemos isso
em função da prática onde após todo o processo de desenvolvimento tecnológico
(sistemas de informações) ocorrido nos últimos anos, e os sucessivos e contínuos
aproveitamentos de banco de dados, sobrepondo informações, ocasionaram de chegarmos a um
estágio de evolução onde a realização desta atividade pode ser agora efetivada com
mais eficiência e eficácia, permitindo aos gestores a possibilidade de dedicar á devida
atenção nesta atividade, ainda bem que ocorreu todas essas evoluções nos sistemas de
informações, que a cada dia propiciam aos diversos técnicos de diversas áreas da
administração, condições de melhoria em seus serviços.
É fundamental um sistema de gestão informatizado, moderno, eficiente e
eficaz, o que de certa forma pode até amenizar um pouco a realização desta atividade de
recadastramento de fornecedores. Tínhamos a impressão de que seria um trabalho rápido
já que bastaria confirmar os dados de cada fornecedor e o trabalho estaria concluído,
motivo este que nem preocupamos em dividir o trabalho entre os colaboradores do setor, já
que, seria também uma ótima oportunidade de revermos e mantermos contato com alguns
fornecedores mais antigos, e de como estavam avaliando a qualidade do serviço prestado.
Seguindo assim a nova tendência e enfoque de prestação de serviço, dentro de uma
visão holística e sistêmica, do qual cria-se a relação de que quem compra também
efetiva uma prestação de serviço a quem vende.
O Processo de
Cadastramento de Fornecedores
Pelo dicionário Aurélio temos a atividade de cadastro sendo a ação derivada
do ato de cadastrar;
Registro que bancos ou casas comerciais mantêm de seus clientes, da
probidade mercantil e situação patrimonial deles, etc.;
Market. Rel. Públ. Relação segmentada [v. segmentar2 (3)] de
nomes e endereços, utilizada para envio de mala-direta (2), publicações, convites,
lista.”
Na logística o cadastro de fornecedor possui um importante papel, de
propiciar a integração da cadeia de abastecimento, mediante a localização, controle, e
comunicação entre o comprador e o vendedor que vai com o tempo permitir o fortalecimento
das parcerias comerciais. De acordo com um colega de profissão, João que sempre diz,
“o cadastro de fornecedor é a principal ferramenta de trabalho de um comprador, um
comprador sem um cadastro de fornecedores bom, atualizado e variado não será um
comprador eficiente”.
Em toda a bibliografia da área de materiais e de logística há a unanimidade de que o
cadastro de fornecedor é uma ferramenta imprescindível para as atividades de compra de
uma organização, e principalmente agora com a necessidade cada vez maior das
organizações de criarem e desenvolverem a sua logística empresarial.
Um bom cadastro é aquele que contempla além dos dados básicos de contato
com a empresa e registro tais como; CNPJ, endereço – hoje com as novas tecnológicas
o cadastro de e-mail e sites – etc, bem como também as informações sobre a
organização, neste sentido são avaliadas; sua estrutura organizacional, seu seguimento
de mercado, seu comportamento ético nas negociações, seus produtos e principalmente os
serviços que são agregados pela organização, e para a obtenção destas informações
considera-se importante pesquisas sobre a organização tais como; visita as suas
instalações, analise dos registros da organização em suas entidades de classe,
levantamento de suas atitudes no procon e nos órgãos governamentais, suas políticas
internas de recursos humanos, dentre outras.
A Prática de um
Processo de Recadastramento
Dentre a nossa prática apresentamos as principais situações que
encontramos durante a realização do processo de recadastramento, num primeiro momento
destacamos algumas situações que necessitam ser resolvidas nas organizações que podem
auxiliar e contribuir para que os clientes possam efetivar seu recadastramento e a empresa
oferecer melhor atendimento. E na seqüência destacamos principais ocorrências
registradas, quando ligamos para as empresas e conversamos com seus atendentes.
Esclarecemos que trabalhamos um re-cadastro com mais de 4.000 fornecedores.
Situações
genéricas encontradas:
- Por conseguinte, fica a seguinte indagação “quem deve ser o
responsável a repassar as informações dos dados básicos da organização a seus
clientes?”
- Cada dia mais com o avanço nas tecnologias de informações (operadoras
de telefonia) os cadastros tornam-se ineficientes já que a cada momento as organizações
estão alterando seus números telefônicos.
- Detectamos preocupações em algumas empresas quanto ao risco de repassar
seus dados e estes serem utilizados de má fé por algumas empresas, principalmente
empresas que não prestam serviços e enviam faturas com os dados da empresa para o
respectivo pagamento e se a empresa “bobear” acaba pagando.
- Adotamos um critério de espera nas ligações, ou seja, após 5
tentativas se o telefone não é atendido o fornecedor é excluído, neste sentido fica um
alerta às organizações.
- Se a empresa tem mais de dois endereços e CGC, qual efetivar o cadastro,
esta informação deve ser compartilhada com os membros da organização.
- As pessoas da organização devem estar preparadas que a troca de
informações já que neste processo o contato pode estar procurando aproximar-se do
fornecedor.
- Vivemos em uma época de informações compartilhadas, o que vai permitir
a integração da cadeia de abastecimento.
- É necessário estabelecer qual a melhor forma de se efetivar um processo
de recadastramento.
- A informatização cria a agilidade às operações organizacionais e os
cadastros devem ser cada vez mais ágeis nos sistemas, de preferência on-line.
Situações
encontradas
- Atendente atualiza os dados sem se preocupar com o atendimento de
atenção ao cliente, como se fosse uma coisa chata de ser feita.
- Telefonista por tentativa vai repassando a ligação a outras pessoas da
empresa, sem saber para quem.
- Grande parte dos funcionários não conhece e não têm em mãos os dados
da empresa.
- A informação é centralizada no gerente ou dono, que não estando no
estabelecimento ninguém sabe ou pode informar.
- Telefonista atende, escuta toda a história mas não repassa ao colega,
sendo necessário a repetição de toda a história.
- Vendedor ocupado tenta passar para outra pessoa e ou volta para
telefonista
- Telefonista passa para a pessoa errada.
- Telefonista atualiza dados com certa displicência.
- Vendedores que cadastram a empresa, quando saem levam contigo as
informações do cliente, e a empresa nem se preocupa em atualizar seus dados junto aos
seus clientes.
- O atendente não tem dados da empresa.
- Atendente que atende o telefone, escuta a história e só confirma sem
saber, acho nem o que está fazendo, neste caso fazíamos o teste, pega, falando dados
errados que eram confirmados.
Observamos que uma simples e importante tarefa para o processo de ligação
entre as organizações, e que pode permitir a integração da cadeia de abastecimento e o
fortalecimento de parcerias ainda precisa ser muito estudada e trabalhada. Esperamos com
este texto, ter contribuído com os colegas de profissão, bem como com os profissionais
responsáveis pelas áreas comercial e administrativa das organizações. Muitos
mecanismos precisam ser criados para a melhoria nos procedimentos de cadastro e
recadastramento de fornecedores e cada organização precisa aprender e encontrar a sua
solução.
outubro/2.004
Paulo Teixeira de Sousa,
Administrador MS - CRA - Go/To nº 6131
ptsousa@brturbo.com
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