PDM e o Inventário Físico
Como já vimos, o PDM (Padrão de Descrição de
Materiais) ajuda na identificação de itens, mas que relação pode ter com o Inventário
Físico?
Antes desta resposta, vamos conhecer mais sobre o Inventário Físico.
A palavra Inventário origina-se da palavra inventarium, que era um termo Romano ( latim )
para designar um grande documento/lista onde se encontravam registrados os produtos dos
armazéns.
No mundo corporativo, em Administração de Materiais, trata-se da contagem de todos os
itens em estoque: pode ser de produtos utilizados como matéria-prima ou mesmo utilizados
no processo de alguma maneira para fabricação de produtos finais.
Também pode ser de produtos acabados, que estão em estoque.
Estes materiais que aguardam para entrar de alguma maneira no processo de produção
estão geralmente sob a guarda do almoxarifado e podem estar estocados em locais fechados
como armazéns, galpões e silos ou locais abertos como pátios.
A finalidade do Inventário é aumentar a acuracidade por meio da contagem periódica dos
materiais para confrontar o resultado entre a quantidade física e a que consta no
sistema.
Esta “conta tem que bater”, mas poderá não bater por alguns dos motivos
abaixo:
roubo;
perda total por algum motivo como acidente;
erro de digitação em documentos de entrada ou saída no estoque;
devolução física ao estoque não contabilizada ou contabilizada e não
devolvida fisicamente;
saídas parciais para o usuário com unidade de medida diferente da oficial do
item, que é um erro, mas acontece por alguns motivos.
Balanço anual
No Brasil, as empresas tributadas com base no lucro real, devem realizar trimestralmente
ou anualmente o Livro de Registro de Inventário. Neste caso, elas são obrigadas a
registrar todas as mercadorias presentes no estoque para poder fazer o balanço anual.
Cada país tem sua regulamentação. No Brasil é regulamentado pelo Conselho Federal de
Contabilidade, que determina os padrões para se fazer Inventários por meio das Normas
Brasileiras de Contabilidade.
Existem basicamente 2 tipos de Inventário:
• Inventário Rotativo (contagem cíclica): É realizado várias vezes durante o ano.
Normalmente utilizado para itens mais significativos, como os itens classe A (maiores
valores), onde uma diferença pode representar grandes perdas no processo. Também pode
ser utilizado em itens de grande movimentação no ano, como os itens P, o que os tornam
importantes no processo. Pode ainda ser utilizado para os demais itens, o que ajuda a
minimizar erros quando for feito o Inventário Periódico.
• Inventário Periódico (contagem anual): É realizado ao final do exercício fiscal,
o que normalmente é o final de cada ano. Ele tem como característica ser feito em
pequeno espaço de tempo, em torno de no máximo até 5 dias para empresas com muitos
itens (SKU’s).
Durante a contagem dos itens, para não gerar erros nos controles, é importante que não
haja movimentações de materiais (entradas e saídas) ou que se diminua ao máximo,
avisando aos fornecedores para não fazerem entregas nestes dias já preestabelecidos e
aos clientes internos que não solicitem materiais. Também é solicitado a produção que
não envie produtos acabados para o estoque e que a expedição identifique materiais já
separados e ainda não faturados, ou seja, tenta-se minimizar as causas para erros e
diferenças.
Muitas empresas fecham as portas e informam com faixa na fachada do estabelecimento
“Fechado para Balanço”. Isso caracteriza bem a operação.
Normalmente no Inventário Periódico são utilizadas equipes de força-tarefa num grande
mutirão e até recomenda-se que participem pessoas de outros departamentos, que não do
almoxarifado.
As equipes são formadas por várias duplas, onde um conta a quantidade de cada material e
outro anota. Vão se revezando nesta tarefa ao longo do dia.
Se há diferença de quantidade, conta-se novamente, invertendo quem contou na dupla ou
chama-se outra dupla para fazer a recontagem.
Aproveitando o fato que no Inventário verificam-se todos os itens, recomenda-se ficar
atento para identificar materiais diferentes para aquele SKU (Stock Keeping Unit) ou
código do material. Ex.: Por distração pode-se ter colocado um determinado parafuso
cabeça sextavada numa gaveta de um determinado parafuso de cabeça redonda.
Aliás, quando acontecem erros de diferença de quantidades, esta é a primeira
verificação a ser feita, pois é comum acontecer, principalmente quando se muda a
localização de determinado material por algum motivo e a pessoa do almoxarifado coloca
na localização antiga automaticamente pelo hábito.
Dos tipos de inventários existentes, vale mencionar ainda:
• Inventário por Amostragem: Tem mais característica de ser uma forma de checar o
serviço feito pelas equipes, do que propriamente uma forma de se fazer Inventário.
• Inventário Permanente: É necessário em algumas empresas industriais, onde as
matérias primas precisam ter um acompanhamento constante devido a sua importância no
planejamento e controle da produção. Utiliza registros para cada item, com as
quantidades existentes no início do período (normalmente dia), os recebimentos, as
retiradas e o saldo no final do período. Repete-se assim no novo período (dia) e
constantemente. Com este controle especial do almoxarifado, fica mais fácil ter a
qualquer momento a posição real e multiplicando-se respectivamente pelos seus valores
unitários, o custo de cada um e total, conforme a necessidade da informação.
Nesta operação de inventário as vezes acontece das quantidades “baterem”, mas
mesmo assim ter que fazer um acerto com baixa do estoque, pois o material teve sua
validade vencida ou por deterioração pelo tempo parado no local. Isto normalmente tem
que ser acompanhado e não poderia acontecer. É uma falha no sistema de administração
de materiais.
Também é uma ótima oportunidade para identificar os itens inativos e obsoletos,
deixando-os separados fisicamente para tentar vende-los, transferir para outra empresa do
grupo, etc. Importante ficarem numa parte da estante em separado, para chamar a atenção
que estão disponíveis.
As diferenças comprovadas tem que ser resolvidas com ajustes, conforme recomendações
contábeis e tributárias, afim de atender as exigências do Bloco K (controle da
produção e estoque) em questões quantitativas e do Bloco H (livro de Registro de
Inventário) em questões qualitativas (valores).
O indicador de eficácia em % é a Acuracidade do Inventário, que significa a qualidade
ou confiabilidade das informações e indica o grau de precisão e exatidão. Para se obter
este índice, pega-se a quantidade de itens com saldo correto, dividida pela quantidade de
itens verificados, vezes 100.
O indicador de Divergência é o grau de desvio do saldo físico em relação ao saldo
informado pelo sistema.
Para se obter este índice, pega-se a quantidade de itens contados menos a quantidade de
itens no sistema, dividida pela quantidade de itens no sistema,vezes 100.
Sobre a pergunta do começo deste artigo, de que relação o PDM pode ter com o
Inventário Físico?
Vamos a resposta: É que o PDM trabalha em conjunto com toda a cadeia de Administração
de Materiais, sendo assim um “elo desta corrente”. Age como um facilitador para
as demais funções e consequentemente vem ajudar para a devida identificação visual do
material, quando se olha fisicamente no local onde está estocado em comparação com a
sua narrativa completa da listagem.
Além disto, com o PDM aplicado nos materiais, acabam as multiplicidades do cadastro e
isto diminui o número de itens a serem verificados, trabalhados e auditados.
Mais detalhes poderão ser obtidos com a assessoria de
especialistas em Supply Chain Management.
Marcos Valle Verlangieri,
Diretor do Guia Log, consultor e professor
especialista em PDM/PDS
guialog@guidelogistica.com.br
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