Luis Augusto Costacurta Junqueira
Vice-presidente do Instituto MVC
Analisando as tabelas de uso do tempo por
executivos e gerentes nos últimos anos, constatamos um relativo aumento da parcela de
tempo gasto como o manuseio, análise e encaminhamento de documentos, mesmo em plena era
da informação.
Dentre as causas deste fato, podemos citar o presente
aumento do volume de informações e a necessidade de se colocar tudo por escrito para
maior segurança pessoal, uma decorrência da ambigüidade dos novos tempos.Quanto tempo você perde lidando com a papelada? Quais as
inadequações do seu comportamento no que diz respeito ao trato de documentação?As perguntas deste teste objetivam ajudá-lo a fazer uma
auto-análise desses pontos. Procure respondê-las, retratando o que realmente acontece em
seu dia-a-dia, não pensando em termos do que seja ideal. Se você tem dúvida sobre qual
seja a resposta a determinado item, solicite a ajuda de um companheiro que conheça bem
seu estilo de trabalho.Ao lado de cada item,
coloque:
* o
número 3 se a resposta for "sempre ou quase sempre"; * o número 2 se a resposta for " às vezes"; e * o número 1 se a resposta for "raramente ou nunca".Eis as perguntas:
Perguntas
Número
1. Ao receber um documento que não lhe interessa, você o
devolve ao remetente, mencionando o destinatário correto e/ ou seu desinteresse por
aquele papel?
2.Sua secretária tem instruções claras para entregar-lhe a
documentação classificada dentro de um critério de prioridades previamente definido por
você?
3. Você trata de um assunto/papel de cada vez, evitando a
análise simultânea de documentação?
4.Você tem por hábito só apanhar um documento quando está
disposto a tomar uma ação definitiva em relação a le?
5. Você tem horários predeterminados para recebimento, análise
e encaminhamento de documentos?
6.Você instrui sua secretária para assinalar as partes mais
importantes de cada documento, antes que lhe seja enviado?
7. Sua secretária tem delegado para responder a maior parte da
documentação rotineira?
8. Você somente assina documentos após entrar no mérito de seu
conteúdo, evitando assinaturas "em cruz"?
9. Você instrui sua secretária a preparar uma relação dos
documentos que quer receber, definindo o destino dos demais?
10.Ao preparar qualquer texto do ditado, você costuma planejar
antes o que vai escrever ou falar (em vez de fazê-lo durante)?
11.Ao redigir qualquer documento, você procura fazê-lo levando
em conta as características do (s) destinatário (s), em vez de escrever para você
mesmo?
12.Antes de comunicar algo a terceiros, você procura examinar se
a melhor alternativa para fazê-lo é verbalmente ou por escrito?
13.Você tem hábito, quando possível, dar respostas usando a
margem do próprio documento que recebeu?
14.Você instrui seus subordinados a prepararem resumos quando
lhe remetem documentos mais extensos?
15.Você procura não arquivar
documentos quando sabe que eles já estão guardados em outra unidade?
16.Ao analisar documentos,
você procura, em primeiro lugar, tratar daqueles mais importantes (que trazem maiores
resultados), evitando iniciar pela análise daqueles mais urgentes, mais agradáveis, de
solução mais rápida, etc.?
17.Sua secretária tem
instruções suas para separar aqueles documentos que estão em sua mesa há mais de 48
horas sem solução, para que você, a partir daí, defina qual a melhor alternativa de
solução (encaminhamento a terceiros, delegação à própria secretária, etc.)?
18.Você procura sempre
respeitar os prazos para trato de documentação, evitando deixar as respectivas
soluções para a última hora, correndo o risco de dar uma solução inadequada?
19.Ao solicitar aos
subordinados a análise de qualquer documento,
você procura definir prazos para que isso aconteça?
20.Você procura manter sobre sua mesa de trabalho apenas aqueles
documentos para análise imediata, evitando as chamadas montanhas de papel?
TOTAL GERAL
RESULTADOS E
COMENTÁRIOS
Respondido o
questionário, some os graus atribuídos a cada pergunta (máximo de 60 pontos e mínimo
de 20 pontos). A seguir, eis alguns comentários sobre suas respostas.
Entre 60 e 51 pontos: Parece que a papelada não está afetando a
administração do seu tempo. Você realmente sabe lidar com documentação. Atenção
apenas para as perguntas que mereceram grau 2 e especialmente aquelas com grau 1; aí
estão suas oportunidades para melhoria.
Entre 50 e 38 pontos: A papelada está afetando a administração do seu tempo e
sua eficiência gerencial. Você deve estar gastando mais de 21% do seu tempo com o trato
de documentos e isso pode ser perigoso. Atenção para as perguntas que merecem grau 2 e
especialmente aquelas com grau 1; aí estão suas oportunidades para melhoria.
Entre 37 e 20 pontos: Sua situação é crítica. Você realmente precisa administrar
melhor seu tempo dedicado à documentação, pois isso está afetando significativamente
sua eficiência gerencial. Talvez você já esteja comprometendo cerca de 30% ou mais do
seu tempo no trato de documentos. Comece já a desenvolver aqueles tópicos cujas
respostas mereceram grau 2 e especialmente aqueles com grau 1; aí estão suas
oportunidades para melhoria.
