Esta avaliação foi elaborada pela Revista Pequenas
Empresas Grandes Negócios.
O texto a seguir, com um teste prático e direto vai ajudá-lo a conduzir reuniões que
realmente funcionem.
Com objetivos e processos claros, você transforma suas reuniões em momentos produtivos e
agradáveis.
Reuniões são perda de tempo! Reuniões não servem para nada! É muito blá-blá-blá e
pouca decisão! Saí da reunião e não entendi nada! Reuniões são muito longas! Nunca
começam na hora! Tem gente demais! Muita conversa paralela! Já estava tudo decidido...
Muitas interrupções! Por que estou nesta reunião?
Isso lhe soa familiar? Você já ouviu isso, ou já falou isso, com certeza!
As reuniões são o mais importante fórum para a tomada de decisões, para informar
pessoas ou coletar opiniões. Elas são o local para o exercício do gerenciamento
participativo, dentro dos novos paradigmas holísticos, que tanto enfatizam o trabalho em
equipe. Mas as reuniões, sem uma tecnologia adequada para sua execução, se tornam um
flagelo na vida das pessoas e das empresas.
As reuniões que funcionam são o ponto de equilíbrio entre as necessidades individuais e
as grupais. Para funcionarem elas precisam de clareza de objetivos e de processos para sua
condução. Como líder de uma reunião, você é o responsável por isto!
A seguir estão itens para ajudá-lo a transformar as reuniões em momentos produtivos,
descontraídos e decisivos. Assinale sua escolha nas alternativas, some e confira os
resultados. Responda as perguntas abaixo, marcando um "x" para
cada resposta.
Não leia os resultados no final, antes de responder a todas as perguntas, pois senão o
teste perderá a veracidade.
Itens
Quase
sempre
(a)
Às
vezes
(b)
Quase
nunca
(c)
1. As reuniões que conduzo
tem objetivos claros
2. As pessoas que vem para as
reuniões que eu lidero conhecem bem estes objetivos e tem o tempo de se preparar
3. Na abertura da reunião eu
coloco o grupo à vontade, com algum "quebra gelo"
4. Logo no início da
reunião eu deixo bem claro se a reunião é informativa, de coleta de opiniões ou de
tomada de decisões
5. Na apresentação do
assunto os fatos são apresentados com objetividade, se possível com ilustrações e
recursos de apoio como impressos ou datashow
6. Quando assuntos adicionais
são trazidos e a reunião foge de seu objetivo, eu trago a discussão de novo ao seu foco
7. Nos momentos de troca de
idéias eu encorajo a participação de todos, de forma amistosa, distribuindo a atenção
8. Ao final da reunião nós
sempre chegamos a uma conclusão e combinamos as providências, datas e responsáveis
9. As reuniões que lidero
iniciam e terminam nos horários combinados
10. Antes do início da
reunião eu me preparo estruturando o roteiro da reunião: objetivos, tópicos a serem
abordados, tempo para item e eventual intervalo
11. No convite aos
participantes tenho especial cuidado com o tamanho do grupo e diferenças de conhecimento
e de hierarquia
12. Principalmente nas
reuniões de tomada de decisão eu envio aos participantes com antecedência dados e
informações relacionados ao objetivo
13. Eu informo com boa
antecedência o dia, local e hora de início e término da reunião
14. Tenho um especial
cuidados prévios com a instalação e teste de equipamentos necessários, com o material
da reunião e com a preparação do local (cadeiras/ iluminação/ ventilação/ etc.)
15. Tenho cuidado em adquirir
um conhecimento completo dos assuntos a serem discutidos na reunião
16. Estudo e conheço
previamente as características do pessoal que vai participar da reunião
17. Procuro predeterminar o
modo de manter o máximo interesse e entusiasmo por parte do grupo
18. Busco antecipar as
situações e as dificuldades que possam surgir
19. Na condução da reunião
procuro ouvir mais que falar e uso o humor de forma adequada
20. Uso trajes adequados ao
perfil do grupo
SOME O TOTAL DE CADA
RESPOSTA (COLUNA)
VOCÊ CONDUZ BEM SUAS REUNIÕES?
INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS:
Confira a pontuação e verifique se você
é conduz bem suas reuniões.
Avaliação
Número
de respostas
Pontos
Multiplique
Quase
sempre
2
Às vezes
1
Quase nunca
0
Somar o
total de
graus obtidos
Interpretação dos resultados
Entre 31 e 40 - Você é um excelente líder de reuniões. Suas reuniões são
produtivas, agradáveis e resultam numa intensa motivação dos participantes.
Entre 16 e 30 - Suas reuniões estão "mornas" em termos de objetivos e
processo, e podem ser melhoradas. Em alguns aspectos suas reuniões já estão sendo
conduzidas com muito bom nível, mas em muitos outros pontos suas reuniões podem melhorar
ainda muito.
Entre 0 e 15 - Suas reuniões são um horror! Além de não produzirem os
resultados esperados, as pessoas só estão indo às suas reuniões por obrigação. Você
tem tudo para melhorar! Faça isto com prioridade máxima e desfrute de sua
transformação.
